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Muchas reuniones son poco productivas

Quizás te haya tocado asistir a una reunión y experimentar que tras varias horas de discusión se ha logrado muy poco. Muchas reuniones son poco productivas. Y tal vez te corresponda pronto dirigir una. Hay varias recomendaciones prácticas que ayudan a tener éxito en una convocatoria y que todos saquen el mayor provecho posible en poco tiempo.

Es mucho mejor preparar una tabla de la reunión y enviarla antes a todos los participantes. Así tendrán la oportunidad de preparar su participación y acompañar todos los documentos necesarios. Esta tabla debe describir el contenido de la reunión, la fecha y lugar, la hora de inicio y término, los asistentes y lo que se espera de ellos en particular, los asuntos a tratar con el tiempo asignado.

Luego, es fundamental que el que preside la reunión se ciña a la tabla entregada. Como buen coordinador, debe buscar acuerdos y consensos, y cerrar los temas sin volver a tratarlos.

Cuando se realice el acta, ésta debe ser una síntesis de lo ocurrido. No se trata de hacer todo un relato de lo conversado. Es importante señalar expresamente en ella las tareas asignadas, plazos y responsables para llevarlas a cabo. Antes de terminar la reunión, lee esto último para la aprobación y comprensión de todos. Así, se pondrán inmediatamente en acción.

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